วันพฤหัสบดีที่ 12 พฤศจิกายน พ.ศ. 2558

Constructive Feedback: Objective & Guidline

วัตถุประสงค์ของการให้ Feedback

1. Improves performance
หัวหน้าแสดงเจตนาที่ดีและชัดเจนว่า การ Feedback นี้ทำเพื่อต้องการปรับปรุงและพัฒนาผลการปฏิบัติงานของลูกน้องให้ดีขึ้น และเป็นประโยชน์ต่อตัวลูกน้องเองและทีมงาน


2. Provides information and insights without bias
หัวหน้าเตรียมข้อมูล / ตัวอย่างเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้ Feedback ถูกต้องและชัดเจนต่อผลงานของลูกน้องโดยปราศจากอคติ และเป็นประโยชน์ในเชิงพัฒนา / ปรับปรุงผลการทำงานมากที่สุด

    3. Promotes a more open working environment
    เพื่อการสนับสนุนให้เกิดบรรยากาศการทำงานแบบเปิดกว้างมากขึ้น โดยอาศัยช่วงเวลาการ Feedback นี้ให้ดำเนินไปในลักษณะเป็นกันเองและเป็นแบบ 2-ways communication นั้นหมายถึง การเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้แสดงความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ ด้วย และรวมถึงการพูดคุยถึงสาระทุกข์สุขดิบของลูกน้อง


    4. Builds better working relationships
    เมื่อหัวหน้าได้ทำตาม 3 ข้อข้างบนนี้ แน่นอนว่าความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องจะต้องมีการพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น


    5. Increases job satisfaction
    และเมื่อหัวหน้าทำการ Feedback ได้อย่างสร้างสรรค์ความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและลูกน้องก็จะดีขึ้น สิ่งที่จะตามมาก็คือความพึงพอใจในงาน โดยเฉพาะในมิติของการประเมินผลและหัวหน้างาน



    หลักการให้ Feedback

    1. Be Descriptive
    "ให้คำบรรยายหรือคำอธิบายรายละเอียดอยากชัดเจน เช่น ยกตัวอย่างเหตุการณ์ หรือพฤติกรรมที่เขากระทำ"


    2. Don't use labels
    "ไม่ใช้คำพูดในลักษณะตีตราหรือเป็นนามธรรม เช่น ขี้เกียจ, พูดมาก, ไม่ดี, ไม่ถูก ฯลฯ


    3. Don't exaggerate
    "อย่าพูดหรือขยายความสิ่งที่คุณ Feedback จนเกินจริง"


    4. Don't be judgmental
    "อย่าใช้คำพูดในเชิงตัดสินหรือพิพากษา เช่น งานนี้คุณทำผิด, ผลงานคุณแย่ที่สุด, คุณทำไรดูโง่มาก ฯลฯ"


    5. Speak for yourself
    "Feedback เกิดจากการคิดเห็นและประสบการณ์ของตัวคุณเอง อย่าพูดโดยใช้ความเห็นของคนอื่น เพราะเมื่อลูกน้องซักถามโต้ตอบ คุณอาจไม่สามารถอธิบายโต้ตอบได้อย่างถูกต้องชัดเจน ซึ่งอาจทำให้ลูกน้องรู้สึกว่า คุณฟังความข้างเดียว"


    6. Tell your expectation
    "บอกสิ่งที่คุณคาดหวังให้ทราบ ถึงแม้ว่าจะเคยบอกไปแล้วหลายรอบก็ตาม เพื่อให้เข้าใจตรงกัน และหวังว่าผลงานเค้าจะดีขึ้น"


    7. Give your support
    "ถามลูกน้องว่า "เพื่อให้ผลงานดีขึ้น หรือเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้ ต้องการให้หัวหน้าช่วยอะไร อย่างไรหรือไม่" เพื่อสร้างความรู้สึกอบอุ่น และความเป็นพี่เป็นน้องที่อยากช่วยเหลือ"


    ตัวอย่างการให้ Feedback เพื่อปรับเปลี่ยนพฤติกรรม

    1. การที่คุณไม่จัดเก็บเอกสารตามระบบการจัดเก็บที่ได้ตกลงกันไว้
    2. ฉันรู้สึกหงุดหงิดใจทุกครั้งที่หาเอกสารไม่เจอ
    3. เพราะว่า มันทำให้ฉันเสียเวลาเป็นอย่างมากกับการหาเอกสารเพียง 1 ฉบับ
    4. หยุดพูดสักครู่ (Tips)
    5. ฉันต้องการให้คุณให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสารตามระบบการจัดเก็บที่ได้ตกลงกันไว้
    6. เพราะว่า การจัดเก็บตามระบบที่ตกลงกันจะทำให้ทั้งคุณและผมและคนอื่น ๆ สามารถหาเอกสารเจอได้โดยไม่เสียเวลา และเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์มากกว่าได้
    7. หรือคุณมีความคิดเห็นอย่างไร หรือต้องการให้ผมช่วยอะไรหรือไม่


    ref: https://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_98.htm